ZUGFeRD: was das hybride Rechnungsformat ist und wie es in Ihr ERP kommt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF und einen maschinenlesbaren XML-Datensatz in einer Datei verbindet. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das FeRD hat das Format mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft erarbeitet und entwickelt es seit 2014 zusammen mit dem französischen Forum FNFE-MPE weiter.

Technisch dient ein PDF/A-3 nach ISO 19005-3 als Container. In dieses PDF ist die Rechnung als XML-Datei eingebettet, und zwar in der Syntax Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT. Grundlage ist seit Version 2.0 die europäische Norm EN 16931. Laut FeRD ist pro PDF/A-3-Dokument genau ein Rechnungsdatendokument zulässig, bezeichnet als factur-x.xml oder xrechnung.xml.

ZUGFeRD ist eine Spezifikation, keine Software. Das FeRD stellt sie als kostenfreies Infopaket bereit, mit Schema- und XSLT-Dateien und Codelisten. Erzeugen, empfangen, validieren und verarbeiten erledigt die Software, die das Format umsetzt, also Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder eine vorgeschaltete Eingangsverarbeitung.

• Sichtteil: PDF/A-3 mit eingebetteten Schriften, für Menschen ohne Spezialprogramm lesbar
• Datenteil: XML in UN/CEFACT CII, für die automatische Verarbeitung
• Einsatz: B2B, B2C und in Deutschland auch B2G
• Versand: nicht festgelegt, etwa als E-Mail-Anhang, Upload, über Portale oder Peppol

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, das Infopaket stammt vom 4. August 2026. Laut FNFE-MPE entspricht diese Version Factur-X 1.09.2 und wurde von beiden Foren gemeinsam veröffentlicht. Die Versionen 1.0 bis einschließlich 2.5 stellt das FeRD nicht mehr zum Download bereit, sie sind nur noch im Versionsarchiv beschrieben.

Anders als bei der XRechnung haben ZUGFeRD-Spezifikationen laut FeRD kein Ablaufdatum. Ältere 2.x-Versionen bleiben also verwendbar. Die Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG: Dort müssen Form und Inhalt der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen. Umsatzsteuerlich zählt ZUGFeRD laut BMF erst ab Version 2.0.1 als E-Rechnung. Eine Rechnung nach ZUGFeRD 1.0 ist deshalb keine E-Rechnung.

Die Tabelle nennt eine Auswahl aus dem Versionsarchiv des FeRD. Für Ihren Eingang heißt das: Ein Leser muss mehrere 2.x-Versionen nebeneinander verarbeiten können, weil Lieferanten nicht gleichzeitig umstellen.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welche gelten als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt fünf Datenprofile und ein Referenzprofil: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Als E-Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz gelten nur BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Das BMF schreibt im Schreiben vom 15. Oktober 2025, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 auf der EN 16931 beruht und zu den zulässigen E-Rechnungsformaten gehört, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Der Grund liegt im Datenumfang. MINIMUM enthält laut FeRD nur Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag und Gesamtumsatzsteuer, ohne Aufschlüsselung der Steuer. BASIC WL enthält alle Angaben auf Dokumentebene, aber keine Rechnungspositionen. Beide sind damit nur Buchungshilfen. Die Pflichtangaben einer Rechnung, etwa Menge und Art der Leistung, stehen dann allein im PDF.

Das FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931. Es bildet die Norm EN 16931-1 vollständig ab. EXTENDED erweitert sie für komplexere Abläufe, etwa mehrere Lieferorte in einer Rechnung oder strukturierte Zahlungsbedingungen.

Die Spalte zur Annahme gibt die Einordnung des FeRD wieder. Das BMF stellt klar, dass jedes Format nach EN 16931 zulässig ist und die Wahl zwischen den Vertragsparteien entschieden wird. Wie Sie mit BASIC- oder EXTENDED-Rechnungen ohne Vereinbarung umgehen, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was ist Factur-X und wie unterscheidet es sich von ZUGFeRD?

Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format, technisch sind Factur-X und ZUGFeRD laut FNFE-MPE identisch. Laut FeRD sind beide seit Version 2.0 deckungsgleich. Die Versionsnummern laufen getrennt: ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

Unterschiede gibt es nur bei den länderspezifischen Referenzprofilen. Deutschland nutzt das Referenzprofil XRECHNUNG, Frankreich das Profil EXTENDED-CTC-FR, eine Teilmenge von EXTENDED. In Frankreich ist Factur-X laut FNFE-MPE eines von drei Formaten, die nach der Norm AFNOR XP Z12-012 alle Unternehmen und zugelassenen Plattformen empfangen können müssen.

Für Ihren Eingang bedeutet das: Eine Factur-X-Rechnung eines französischen Lieferanten wird genauso gelesen wie eine ZUGFeRD-Rechnung. Ein eigener Leser ist nicht nötig, wohl aber eine Regel, welche Profile Sie annehmen.

Was unterscheidet ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist hybrid, die XRechnung ist rein strukturiert und hat kein Rechnungsbild. Beide können E-Rechnungen sein, und beide beruhen auf der EN 16931. Die XRechnung gibt es in den Syntaxen UBL und CII, ZUGFeRD nutzt nur CII. Das Profil XRECHNUNG verbindet beides: Eine XRechnung in CII-Syntax wird in ein PDF/A-3 eingebettet.

Für den Empfang ist der wichtigste Unterschied, dass bei ZUGFeRD zwei Darstellungen derselben Rechnung ankommen. Wer nur das PDF ansieht, sieht unter Umständen nicht die Rechnung, die steuerlich zählt. Version, Syntaxen und Fehlerbilder der XRechnung erklärt die eigene Seite zur XRechnung.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Bei einer Abweichung gilt der XML-Teil. Nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 bilden bei einem hybriden Format die strukturierten Rechnungsdaten den führenden Teil, bei Abweichungen gehen sie den Angaben im Bildteil vor. Laut FeRD war das bis zum 31. Dezember 2024 umgekehrt, damals ging der Bildteil vor.

Das BMF regelt auch die Folgen. Enthält der Bildteil keine abweichenden Rechnungsangaben, ist er ein inhaltlich identisches Mehrstück. Enthält er abweichende Angaben, etwa durch einen manipulativen Eingriff eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Steuerbetrag, kann er eine weitere Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Technisch bedingte geringfügige Abweichungen wie gekürzte Leistungsbeschreibungen oder Rundungsdifferenzen werden nicht beanstandet. Ein Vorsteuerabzug ist in jedem Fall nur aus dem strukturierten Teil möglich (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Für die Verarbeitung folgt daraus eine feste Regel: Gebucht wird aus dem XML, nie aus dem ausgelesenen PDF. Das PDF dient Ihrem Team als Ansicht. Ein automatischer Abgleich der Beträge, Steuersätze und Bankdaten zwischen beiden Teilen macht Manipulationen sichtbar, bevor jemand eine Freigabe auf Grundlage des Bildes erteilt.

Rechtsstand 6. November 2026 nach BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Ob eine konkrete Abweichung geringfügig ist oder eine weitere Rechnung begründet, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung verarbeitet und ins ERP übernommen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung wird verarbeitet, indem das eingebettete XML aus dem PDF entnommen, validiert, inhaltlich geprüft und als Beleg an das ERP übergeben wird. Texterkennung auf dem PDF ist bei den Profilen ab BASIC überflüssig und sogar riskant, weil sie den nicht maßgeblichen Teil liest.

Eine gesetzliche Pflicht zur Validierung gibt es laut FeRD nicht. Das BMF unterscheidet aber Formatfehler, mit denen eine Datei keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung ist (Rn. 6a), von Geschäftsregelfehlern (Rn. 6b). Nach Rn. 35a kann sich ein Unternehmer bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung zu Format und Geschäftsregeln verlassen. Die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung ersetzt sie nicht, ein falscher Steuersatz etwa läuft durch jede Validierung. Den Validierungsbericht aufzubewahren, bietet sich laut BMF als Nachweis an.

Verstöße gegen den PDF/A-Standard sind laut ZUGFeRD-Spezifikation, wie das FeRD sie zitiert, nur Warnungen, solange das XML gültig ist und sich aus dem PDF entnehmen lässt. Der Empfänger kann trotzdem eine korrigierte Fassung anfordern.

Die Angaben geben wieder, was die Hersteller in ihrer Dokumentation beschreiben (abgerufen 6. November 2026). Den Ablauf von der Prüfung bis zur Buchung mit Abgleich und Freigabe beschreibt die Seite zum Rechnungseingang.

Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung nach GoBD archiviert?

Aufzubewahren ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung vor allem das XML, das PDF nur in Ausnahmefällen. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei E-Rechnungen der strukturierte Teil (Rz. 119 und 131). Den PDF-Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.

Das BMF nennt ZUGFeRD in Rz. 125 ausdrücklich als Beispiel. Entscheidend ist nicht, ob der Empfänger nur das Rechnungsbild nutzt, sondern dass die XML-Datei vorhanden bleibt. Sie darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht werden. Für empfangene E-Rechnungen verlangt Rz. 118 nur eine inhaltliche, keine bildliche Übereinstimmung.

Am einfachsten bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf, denn sie enthält beide Teile. Wer Freigaben oder Kontierungen auf dem PDF vermerkt, erzeugt steuerlich bedeutsame Zusatzangaben. Solche Vermerke gehören deshalb in eine eigene, verknüpfte Aufzeichnung, nicht in das Original.

Diese Seite ersetzt keine Verfahrensdokumentation. Aufbewahrungsort und Fristen stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Welche Fehler treten bei ZUGFeRD-Rechnungen häufig auf?

Die häufigsten Fehler entstehen, wenn ein Eingang ZUGFeRD wie ein normales PDF behandelt oder das Profil nicht prüft. Die Tabelle ordnet typische Fehlerbilder der Regel aus BMF-Schreiben, GoBD oder ZUGFeRD-Dokumentation des FeRD zu.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   ZUGFeRD erkennen

   Jedes eingehende PDF auf eine eingebettete Datei factur-x.xml oder xrechnung.xml prüfen. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung.

2. 02
   XML entnehmen und Profil bestimmen

   Das XML aus dem PDF extrahieren und das Profil feststellen. MINIMUM und BASIC WL gehen in den Weg für sonstige Rechnungen.

3. 03
   Validieren

   Schema und Geschäftsregeln mit den Unterlagen aus dem FeRD-Infopaket prüfen, beim Profil XRECHNUNG zusätzlich gegen die gültige XRechnung-Spezifikation. Den Prüfbericht zum Beleg legen.

4. 04
   PDF gegen XML abgleichen

   Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummer und Bankverbindung in beiden Teilen vergleichen. Abweichungen gehen als Klärfall mit Begründung an Ihr Team.

5. 05
   Inhaltlich prüfen

   Pflichtangaben, Rechnerik, Dublette, Bestellung und Wareneingang aus den XML-Daten prüfen, nicht aus dem Bild.

6. 06
   Übergeben und archivieren

   Daten als Beleg oder Buchungsvorschlag an das ERP übergeben und die empfangene Datei unverändert aufbewahren.

Häufige Fragen