ERP-Automatisierung für Unternehmensgruppen: mehrere Gesellschaften, mehrere ERP-Systeme, ein Ablauf

Was heißt ERP-Automatisierung in einer Unternehmensgruppe?

ERP-Automatisierung in einer Unternehmensgruppe heißt, dass Daten und Belege zwischen den Gesellschaften ohne Abtippen, Excel-Zwischenschritte und E-Mail-Pingpong fließen, obwohl die Gesellschaften verschiedene ERP-Systeme nutzen. Jedes ERP bleibt für die Buchungen seiner Gesellschaft führend. Automatisiert wird das, was dazwischen liegt.

Diese Seite ist die Klammer. Zu den einzelnen Abläufen gibt es eigene Detailseiten mit Prüfregeln und Herstellerdetails. Hier geht es um das, was nur in Gruppen auftritt: welche Gesellschaft eine Rechnung bekommt, wie Konten, Währungen und Geschäftsjahre zusammenpassen, wer welche Gesellschaft sehen darf und wie viele Verbindungen die Systemlandschaft verträgt.

Wie sieht die ERP-Landschaft einer Unternehmensgruppe meist aus?

Die Landschaft ist fast nie geplant, sondern gewachsen: Die Muttergesellschaft arbeitet mit einem großen ERP wie SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Töchter behalten das System, das sie beim Zukauf oder bei der Gründung hatten. Das kann Sage, Abacus, abas oder eine reine DATEV-Buchhaltung beim Steuerbüro sein. Auslandsgesellschaften arbeiten oft mit einer lokalen Lösung, weil Landesrecht, Sprache und Steuerberatung dort anders sind.

Das ist kein Fehler, den man sofort beheben muss. Die Probleme entstehen an den Übergängen: Rechnungen landen bei der falschen Gesellschaft, Intercompany-Salden passen am Monatsende nicht, das Gruppenreporting entsteht aus kopierten Excel-Listen, und derselbe Lieferant existiert fünfmal mit verschiedenen Bankverbindungen. Genau diese Übergänge lassen sich automatisieren, ohne eine Tochter zum Systemwechsel zu zwingen.

Wichtig für die Planung ist die Frage, welche Systeme eine dokumentierte Schnittstelle haben und welche nur Dateien liefern. Eine DATEV-Buchhaltung beim Steuerbüro wird anders angebunden als ein ERP mit eigener API. Welche Wege die Hersteller offiziell vorsehen, steht auf der Seite zu ERP-Schnittstellen.

Wie funktioniert ein zentraler Rechnungseingang für mehrere Gesellschaften?

Ein zentraler Rechnungseingang sammelt alle Eingangsrechnungen der Gruppe an einer Stelle, ermittelt aus der Rechnung selbst die empfangende Gesellschaft und übergibt sie an deren ERP und Freigabeweg. Das wichtigste Merkmal steht auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung: Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG muss sie den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten.

Name und Anschrift allein reichen in Gruppen oft nicht, weil Schwestergesellschaften am selben Standort sitzen oder ähnlich heißen. Deshalb prüft die Zuordnung mehrere Merkmale nacheinander und schickt nur unklare Fälle an Ihr Team. Eine Rechnung, die auf die falsche Gesellschaft lautet, wird nicht stillschweigend umgebucht, sondern beim Lieferanten zur Korrektur angefordert. Die steuerlichen Folgen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Der Rechnungseingang selbst, also Auslesen, Prüfung von E-Rechnungen und Freigabe, ist auf der Detailseite zum Rechnungseingang beschrieben. Hier geht es nur um die Weiterleitung an die richtige Gesellschaft.

Was muss die Gruppe bei Kontenrahmen, Währungen und Geschäftsjahren festlegen?

Bevor Zahlen mehrerer ERP-Systeme automatisch zusammenlaufen, muss die Gruppe drei Dinge schriftlich festlegen: eine Zuordnung jedes Kontos auf eine gemeinsame Berichtsstruktur, eine verbindliche Kursquelle mit Kurstag und den Umgang mit abweichenden Geschäftsjahren. Ohne diese Festlegungen vergleicht jede Automatisierung Zahlen, die nicht vergleichbar sind.

Ein gemeinsamer Kontenrahmen in allen Gesellschaften ist dafür nicht nötig. Die Herstellerdokumentation zu Business Central beschreibt zum Beispiel, dass sich Gesellschaften mit verschiedenen Kontenplänen, verschiedenen Geschäftsjahren und verschiedenen Währungen konsolidieren lassen, auch solche, die mit anderen Buchhaltungsprogrammen arbeiten. Die Zuordnung muss aber gepflegt werden: Jedes neue Konto in einer Tochter braucht eine Zuordnung, bevor es im Gruppenbericht auftaucht. Eine Automatisierung prüft das bei jedem Lauf und meldet nicht zugeordnete Konten, statt sie still unter Sonstiges zu sammeln.

Wie regelt man Berechtigungen je Gesellschaft?

Berechtigungen werden je Gesellschaft vergeben: Wer für die Tochter in Polen bucht, sieht und ändert nur deren Daten, und jede automatische Verbindung arbeitet mit einem eigenen technischen Benutzer, der nur die Gesellschaften erreicht, die sie braucht. Das gilt im ERP, in der Integrationsschicht und im Gruppenbericht gleichermaßen.

Die ERP-Systeme bringen dafür eigene Mittel mit. In Business Central lässt sich ein Berechtigungssatz bei der Zuweisung an einen Benutzer oder eine Sicherheitsgruppe auf ein bestimmtes Unternehmen beschränken. Bleibt das Feld Unternehmen leer, gilt der Satz laut Microsoft für alle Unternehmen. Das ist eine typische Lücke in gewachsenen Mandantenstrukturen. Für Gruppenberichte regelt die Sicherheit auf Zeilenebene, welche Gesellschaft ein Empfänger sieht. Das ist auf der Seite zum Power-BI-ERP-Reporting beschrieben.

• Ein technischer Benutzer je Verbindung und Zweck, nie ein persönliches Konto
• Lesende Verbindungen nur mit Leserechten, schreibende nur für die Ziel-Gesellschaft
• Gesellschaftsübergreifende Rechte nur für benannte Rollen wie Konzernrechnungswesen oder Controlling
• Regelmäßige Prüfung der Zuweisungen ohne Gesellschaftsangabe, weil diese für alle Gesellschaften gelten können
• Protokoll, welche Verbindung wann in welche Gesellschaft geschrieben hat

Warum braucht eine Gruppe mit mehreren ERPs eine Integrationsschicht?

Weil die Zahl der Einzelverbindungen schneller wächst als die Zahl der Systeme. Wenn jedes System mit jedem anderen direkt verbunden wird, sind es bei n Systemen bis zu n mal (n minus 1) geteilt durch 2 Verbindungen: bei vier Systemen sechs, bei sechs Systemen fünfzehn, bei acht Systemen achtundzwanzig. Jede davon hat eigene Formate, eigene Fehler und ein eigenes Protokoll.

Mit einer Integrationsschicht hat jedes System genau einen Anschluss. Übersetzung der Formate, Kontenzuordnung, Gesellschaftszuordnung, Wiederholung bei Fehlern und das Protokoll liegen an einer Stelle. Kauft die Gruppe eine weitere Gesellschaft dazu, kommt ein Anschluss hinzu, nicht fünf. Wechselt eine Tochter später ihr ERP, wird nur dieser eine Anschluss getauscht.

Ob die Schicht ein gekauftes Produkt, ein Dienst beim Cloud-Anbieter oder eine schlanke eigene Anwendung ist, ist zweitrangig. Wichtig sind drei Dinge: Die Regeln für Zuordnung und Prüfung stehen dort und nicht verteilt in Skripten, jede Übertragung ist nachvollziehbar protokolliert, und es gibt eine verantwortliche Person für den Betrieb. Arten von Schnittstellen, Fehlerbehandlung und Protokollpflichten stehen auf der Seite zu ERP-Schnittstellen.

Welche Rechtsvorschriften betreffen ERP-Automatisierung in einer Gruppe?

Vier Vorschriften bestimmen, was eine automatisierte Gruppenlandschaft leisten muss: die Pflicht zum Konzernabschluss nach §§ 290 ff. HGB mit der Größenbefreiung in § 293 HGB, der Ort der Buchführung nach § 146 AO und die Aufzeichnungspflichten für Geschäfte mit nahestehenden Personen im Ausland nach § 90 Abs. 3 AO. Die Automatisierung ersetzt keine dieser Pflichten, sie liefert die Daten dafür.

Nach § 290 Abs. 1 HGB stellt eine inländische Kapitalgesellschaft, die auf ein anderes Unternehmen beherrschenden Einfluss ausüben kann, in den ersten fünf Monaten des Konzerngeschäftsjahrs einen Konzernabschluss und einen Konzernlagebericht auf. Befreit ist sie nach § 293 Abs. 1 HGB, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei von drei Merkmalen nicht überschritten werden. Für die Rechnung aus den zusammengefassten Einzelabschlüssen sind das 30 Millionen Euro Bilanzsumme, 60 Millionen Euro Umsatzerlöse und 250 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt. Für die Rechnung aus einem Konzernabschluss gelten 25 Millionen Euro, 50 Millionen Euro und ebenfalls 250 Arbeitnehmer. Ob die Befreiung für Ihre Gruppe greift, klären Sie mit Ihrer Wirtschaftsprüfung.

§ 146 Abs. 2 AO verlangt, dass Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich im Inland geführt und aufbewahrt werden. Elektronische Bücher dürfen nach Abs. 2a in anderen EU-Mitgliedstaaten liegen, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich ist. Für Drittstaaten braucht es nach Abs. 2b eine Bewilligung auf Antrag. Das betrifft ein gemeinsames ERP, eine Integrationsschicht oder ein Archiv, sobald dort Bücher oder Aufzeichnungen deutscher Gesellschaften geführt oder aufbewahrt werden.

Handelt eine deutsche Gesellschaft mit nahestehenden Gesellschaften im Ausland, verlangt § 90 Abs. 3 AO Aufzeichnungen über Art und Inhalt dieser Geschäftsbeziehungen, darunter eine Transaktionsmatrix und die Grundlagen der Verrechnungspreise. Saubere Intercompany-Daten erleichtern das, ersetzen aber keine Verrechnungspreisdokumentation. Umfang und Inhalt stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Diese Seite gibt die Vorschriften nach dem Wortlaut auf gesetze-im-internet.de wieder, Stand des Abrufs 06.11.2026. Sie ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Automatisieren zwischen den ERPs oder auf ein gemeinsames ERP wechseln?

Automatisierung zwischen den ERPs passt, wenn die Gesellschaften fachlich verschieden arbeiten und vor allem Zahlen, Belege und Stammdaten austauschen. Ein gemeinsames ERP passt besser, wenn die Gesellschaften dieselben Prozesse fahren, eng miteinander liefern und fertigen oder ohnehin ein System abgekündigt wird. Feste Schwellen gibt es dafür nicht, die Tabelle zeigt die Muster.

Ehrlich gesagt: Eine Integrationsschicht über sechs verschiedenen ERPs ist kein Dauerzustand, den man sich wünschen sollte, wenn die Gesellschaften im Kern dasselbe tun. Dann ist eine ERP-Vereinheitlichung oft der sauberere Weg, und die Automatisierung überbrückt die Zeit bis dahin. Umgekehrt ist ein Konzern-ERP für eine kleine Vertriebstochter im Ausland häufig mehr System als nötig.

Beide Wege schließen sich nicht aus. Wer später auf ein gemeinsames ERP wechselt, braucht die Kontenzuordnung, die bereinigten Stammdaten und die Intercompany-Kennzeichen ohnehin. Was in der Automatisierung entsteht, ist Vorarbeit für die Migration.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   Landkarte der Gruppe

   Alle Gesellschaften mit ERP-System, Kontenrahmen, Hauswährung, Geschäftsjahr, Steuerberatung und Schnittstellen erfassen. Dazu die Datenflüsse, die heute per Hand, Excel oder E-Mail laufen.

2. 02
   Ersten Ablauf wählen

   Den Ablauf mit dem größten Leidensdruck und klaren Regeln zuerst nehmen, oft Rechnungseingang oder Intercompany. Nicht alles gleichzeitig.

3. 03
   Festlegungen treffen

   Kontenzuordnung, Kursquelle, Periodenzuordnung, Intercompany-Kennzeichen und Berechtigungen schriftlich festlegen, mit einer verantwortlichen Person je Festlegung.

4. 04
   Integrationsschicht anlegen

   Je ERP einen Anschluss mit technischem Benutzer bauen, zuerst lesend und in einer Testumgebung. Protokoll und Fehlermeldungen von Anfang an einrichten.

5. 05
   Automatisierungs-Sprint auf echten Daten

   Den gewählten Ablauf als Prototyp mit echten Daten aus mindestens zwei Gesellschaften laufen lassen und die Ergebnisse mit Ihrem Rechnungswesen prüfen.

6. 06
   Betrieb und Ausbau

   Nach der Abnahme läuft der Ablauf im Betrieb. Weitere Gesellschaften und Abläufe werden an dieselbe Schicht angeschlossen, nicht als neue Einzelverbindung.

Häufige Fragen