Power BI ERP-Reporting: Monatszahlen automatisch aus einem oder mehreren ERP-Systemen

Wie entsteht ein Monatsbericht automatisch aus dem ERP?

Ein Monatsbericht entsteht automatisch, wenn fünf Schritte ohne Handarbeit hintereinander laufen: Daten abholen, in ein Modell laden, Konten zuordnen, gegen die Buchhaltung prüfen und den Bericht für die Empfänger freigeben. Fehlt einer dieser Schritte, bleibt Handarbeit übrig, meist als Excel-Export am Monatsanfang.

Power BI übernimmt dabei das Abholen, das Modell und die Darstellung. Im Importmodus kopiert Power BI die Daten aus der Quelle in ein sogenanntes Semantikmodell, eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Alternativ fragt der Modus DirectQuery die Quelle bei jeder Ansicht direkt ab. Für Monatszahlen aus der Finanzbuchhaltung genügt fast immer der Import, weil sich ein abgeschlossener Monat nicht mehr ändert.

Was Power BI nicht von selbst mitbringt, ist die Finanzlogik: welches Konto zu welcher Berichtszeile gehört, welche Gesellschaft in welcher Währung bucht und welche Beträge zwischen den Gesellschaften herausgerechnet werden. Diese Regeln müssen einmal festgelegt und im Modell abgebildet werden. Genau dort liegt der Großteil der Arbeit.

• Quelle: Hauptbuch- oder Sachposten, Kontenplan, Dimensionen wie Kostenstelle und Gesellschaft
• Abholung: Connector, Schnittstelle oder Datenbankzugriff, bei lokalen Systemen über ein Gateway
• Modell: Kontenmapping, Gesellschaften, Währungen, Kalender
• Prüfung: Abstimmung der Summen gegen die Saldenliste der Buchhaltung
• Verteilung: Bericht mit Berechtigungen je Gesellschaft oder Bereich

Welche Datenwege gibt es für SAP, Business Central, DATEV und andere ERP?

Der Datenweg hängt davon ab, ob das ERP in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum läuft und welche Schnittstelle der Hersteller vorsieht. Die folgende Tabelle fasst die dokumentierten Wege zusammen.

Für Microsoft Dynamics 365 Business Central online gibt es in Power BI einen eigenen Connector. Microsoft empfiehlt, Daten über API-Seiten zu lesen; der Weg über klassische Webdienste gilt als veraltet. Wichtig für Gruppen mit mehreren Gesellschaften: ODataV4 exportiert keine Daten aus mehreren Unternehmen auf einmal. Microsoft beschreibt stattdessen, die Abfrage für ein Unternehmen in eine Power-Query-Funktion umzuwandeln, sie auf die Liste der Unternehmen anzuwenden und die Ergebnisse mit Table.Combine zusammenzuführen. Standardmäßig liest der Connector von einem schreibgeschützten Datenbankreplikat, was das laufende System entlastet.

Für SAP S/4HANA im eigenen Betrieb gibt es zwei dokumentierte Wege. Der SAP-HANA-Connector greift auf die Datenbank zu, setzt den SAP HANA ODBC-Treiber voraus und unterstützt Import und DirectQuery sowie HANA-Berechnungsansichten. In Power Query Online verlangt dieser Connector immer ein lokales Datengateway. Der zweite Weg ist ein OData-Dienst: Laut SAP-Hilfe wird eine CDS-View mit der Annotation @OData.publish als OData-Service erzeugt und im SAP Gateway registriert. Welcher Weg bei Ihnen zulässig ist, klären Sie mit Ihrer SAP-Basis und Ihrem SAP-Lizenzvertrag.

Für DATEV führt die von uns ausgewertete Microsoft-Dokumentation keinen eigenen Power-BI-Connector. Wenn die Finanzbuchhaltung einer Gesellschaft bei der Steuerberatung in DATEV liegt, wird der Datenweg deshalb gemeinsam mit der Kanzlei festgelegt: welche Auswertung, in welchem Format, zu welchem Termin nach dem Monatsabschluss.

Wenn eine Abfrage lokale Quellen und Cloud-Quellen mischt, muss laut Microsoft auch die Cloud-Quelle über das Gateway laufen. Ein Semantikmodell kann nur eine einzige Gatewayverbindung verwenden.

Wie oft lässt sich ein Power-BI-Bericht aus dem ERP aktualisieren?

Auf gemeinsam genutzter Kapazität erlaubt Power BI bis zu acht geplante Aktualisierungen pro Tag, auf Premium-, PPU- oder Fabric-Kapazität bis zu 48. Für einen Monatsbericht reicht die kleinere Grenze. Für ein Vertriebs-Cockpit, das mehrmals täglich aktuell sein soll, wird sie schnell eng.

Jede Aktualisierung muss außerdem in einem Zeitlimit fertig werden: in weniger als zwei Stunden auf gemeinsam genutzter Kapazität, in fünf Stunden auf Premium. Ein Modell, das bei jedem Lauf alle Buchungen seit Jahren neu lädt, stößt bei wachsender Datenmenge an diese Grenze. Deshalb gehört die inkrementelle Aktualisierung von Anfang an ins Konzept.

Für ERP-Systeme im eigenen Rechenzentrum braucht der Power-BI-Dienst ein lokales Datengateway. Das ist eine Windows-Software im eigenen Netz, die nur ausgehende Verbindungen aufbaut. Im Standardmodus verwaltet die IT die Verbindungen zentral, im persönlichen Modus gehört das Gateway einer einzelnen Person. Für ein Berichtswesen, das nicht an einem Arbeitsplatzrechner hängen soll, ist der Standardmodus die passende Wahl.

Ein oft übersehener Punkt: Besucht zwei Monate lang niemand die Berichte eines Modells, hält Power BI dessen geplante Aktualisierung an und informiert den Besitzer per E-Mail. Ein Quartalsbericht kann so beim nächsten Öffnen veraltete Zahlen zeigen.

Was bringen inkrementelle Aktualisierung und Dataflows im Berichtswesen?

Die inkrementelle Aktualisierung lädt nur noch den jüngsten Zeitraum neu, ältere Perioden bleiben unverändert im Modell. Power BI teilt die Tabelle dafür automatisch in Partitionen auf. Gesteuert wird das über zwei Datumsparameter mit den festen Namen RangeStart und RangeEnd, die auf eine Datumsspalte der Buchungen filtern.

Für den Monatsabschluss ist die Option „nur vollständige Tage aktualisieren“ interessant. Microsoft beschreibt selbst das Beispiel eines Finanzsystems, dessen Vormonat erst am zwölften Kalendertag freigegeben wird: Aktualisierungszeitraum ein Monat, Aktualisierung am Zwölften. So erscheinen im Bericht keine halbfertigen Monate.

Die Falle liegt im sogenannten Query Folding. Der Datumsfilter muss an die Quelle weitergegeben werden. Geschieht das nicht, holt Power BI alle Zeilen und filtert erst danach, und der Vorteil der inkrementellen Aktualisierung ist weg. Bei OData- und Web-Quellen prüft Power BI Desktop das nicht immer zuverlässig, deshalb gehört ein Test mit der Abfragediagnose zur Einrichtung.

Dataflows trennen die Datenaufbereitung vom einzelnen Bericht. Laut Microsoft dienen sie dazu, Transformationslogik wiederzuverwenden, eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen und den direkten Zugriff vieler Berichte auf die Quellsysteme zu vermeiden. Für das ERP-Reporting heißt das: Kontenmapping und Währungsumrechnung werden einmal gebaut und von allen Berichten genutzt. Microsoft führt die erste Dataflow-Generation inzwischen als Legacy und empfiehlt bei Fabric-Zugang Dataflow Gen2.

Wie sieht das Datenmodell für mehrere Gesellschaften aus?

Ein Bericht über mehrere Gesellschaften braucht vier Bausteine: eine Gesellschaftsdimension, ein Kontenmapping auf eine gemeinsame Berichtsstruktur, eine Währungslogik und eine Kennzeichnung der Geschäfte innerhalb der Gruppe. Ohne diese Bausteine addiert der Bericht Äpfel und Birnen.

Das Kontenmapping ist der wichtigste Baustein. Gesellschaften auf verschiedenen ERP-Systemen haben fast nie denselben Kontenplan. Eine Mapping-Tabelle ordnet jedes Konto jeder Gesellschaft genau einer Berichtszeile zu, etwa Umsatzerlöse, Materialaufwand oder Personalaufwand. Neue Konten, die im Mapping fehlen, müssen sichtbar auffallen, sonst fehlen Beträge still im Bericht.

Für die Währung gibt § 308a HGB im Konzernabschluss die Richtung vor: Vermögensgegenstände und Schulden zum Devisenkassamittelkurs am Stichtag, Erträge und Aufwendungen zum Durchschnittskurs, Eigenkapital zum historischen Kurs. Die Differenz steht im Konzerneigenkapital als Eigenkapitaldifferenz aus Währungsumrechnung. Für ein internes Management-Reporting können Sie davon abweichen, sollten aber Kursquelle und Kurstag festhalten.

Geschäfte zwischen den Gesellschaften müssen in einer Gruppensicht herausgerechnet werden, sonst erscheinen Umsätze und Forderungen doppelt. Im Bericht reicht dafür oft eine Kennzeichnung der Partnergesellschaft je Buchung und eine Eliminierungszeile. Wie die Salden vorher zwischen den Gesellschaften abgestimmt werden, beschreibt unsere Seite zur Intercompany-Abstimmung.

Nutzen alle Gesellschaften Business Central, bietet das ERP selbst eine Konsolidierung: laut Microsoft auch bei verschiedenen Kontenplänen, Geschäftsjahren und Währungen und sogar für Gesellschaften auf anderen Buchhaltungssystemen. Die Eliminierungen bucht man dort allerdings manuell. Power BI ersetzt diese Konsolidierung nicht, es kann sie aber als Quelle nutzen.

Wie stellt man sicher, dass die Zahlen im Bericht mit der Buchhaltung übereinstimmen?

Die Zahlen stimmen, wenn jede Aktualisierung automatisch gegen die Saldenliste der Buchhaltung je Gesellschaft und Periode geprüft wird und eine Abweichung den Bericht sichtbar sperrt oder markiert. Ein Bericht ohne diese Abstimmung wird nach der ersten unerklärten Differenz nicht mehr genutzt.

Die Prüfung gehört in den Datenweg, nicht in die Hand einer Person am Monatsende. Jede Regel unten lässt sich als eigene Prüftabelle im Modell oder in einem vorgelagerten Schritt abbilden. Der Bericht zeigt dann neben den Kennzahlen einen Prüfstatus mit Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Aktualisierung.

Wie regelt man, wer welche Gesellschaft im Bericht sieht?

Wer welche Zeilen sieht, regelt in Power BI die Sicherheit auf Zeilenebene, englisch Row-Level Security. Rollen mit Filterausdrücken legen fest, dass zum Beispiel die Geschäftsführung einer Tochter nur die Zeilen ihrer Gesellschaft sieht. Dynamische Regeln lesen dafür den Anmeldenamen und gleichen ihn mit einer Zuordnungstabelle im Modell ab.

Vier Punkte aus der Microsoft-Dokumentation entscheiden in der Praxis, ob das Konzept trägt. Erstens gilt die Zeilensicherheit nur für Personen mit der Arbeitsbereichsrolle Viewer; Administratoren, Mitglieder und Mitwirkende sehen alles. Zweitens sind Rollen additiv: Wer zwei Rollen hat, sieht die Daten beider. Drittens lassen sich Microsoft-365-Gruppen keiner Rolle zuweisen, wohl aber Sicherheits- und Verteilergruppen. Viertens schränkt die Zeilensicherheit keine Spalten ein; dafür gibt es die Sicherheit auf Objektebene.

Im Importmodus spielen die Berechtigungen im ERP keine Rolle mehr, weil Power BI eine Kopie der Daten hält. Die Rechte aus dem ERP müssen deshalb im Modell nachgebaut werden. Nur bei DirectQuery wendet die Quelle ihre eigenen Sicherheitsregeln mit den Anmeldedaten der Person an.

Vor der Freigabe prüfen Sie jede Rolle mit der Funktion „Als Rolle testen“ im Power-BI-Dienst. Für Gäste aus anderen Organisationen reicht dieser Test laut Microsoft nicht, dort hilft nur die Anmeldung mit dem echten Gastkonto.

Kann man den Bericht in ganzen Sätzen fragen, und wie verlässlich ist die Antwort?

Ja, Copilot in Power BI beantwortet Fragen in ganzen Sätzen, aber nur Antworten aus dem Semantikmodell sind belastbar. Laut Microsoft nutzt Copilot das Modell, wenn sich die Frage darauf beziehen lässt, und greift sonst auf das allgemeine Wissen des Sprachmodells zurück. Für Finanzzahlen ist dieser Unterschied entscheidend.

Microsoft weist außerdem darauf hin, dass Copilot ohne vorbereitetes Modell Daten falsch deuten und ungenaue Ergebnisse liefern kann. Vorbereitung heißt hier: klare Namen für Tabellen und Kennzahlen, Beschreibungen, festgelegte Definitionen. Das deckt sich mit dem Kontenmapping und den Prüfregeln oben. Ein gut abgestimmtes Modell ist die Voraussetzung für brauchbare Antworten, nicht deren Folge.

Für Copilot verlangt Microsoft eine kostenpflichtige Organisationskapazität; eine Pro- oder PPU-Lizenz allein reicht nicht. Eingaben in anderen Sprachen als Englisch liefern laut Microsoft gelegentlich relevante Antworten, werden aber derzeit nicht offiziell unterstützt. Planen Sie deutsche Fragen deshalb mit einem Test auf Ihren eigenen Daten ein.

Unsere Regel für KI-Fragen an Finanzzahlen: Jede Antwort nennt die Kennzahl, die Gesellschaft, die Periode und den Stand der letzten abgestimmten Aktualisierung. Eine Zahl ohne diese Angaben ist eine Vermutung und gehört nicht in eine Entscheidungsvorlage.

Was gehört zum Berichtswesen und was zur Intercompany-Abstimmung?

Das Berichtswesen zeigt die Zahlen der Gruppe, die Intercompany-Abstimmung sorgt vorher dafür, dass die Geschäfte zwischen den Gesellschaften auf beiden Seiten gleich gebucht sind. Der Bericht kann eine Differenz zwischen Partnergesellschaften anzeigen, klären muss sie die Abstimmung.

Für den Konzernabschluss nach HGB regeln die Konsolidierungsgrundsätze in § 300 HGB, dass die Abschlüsse von Mutter und Töchtern zusammengefasst werden. Ein Power-BI-Bericht ist dafür ein Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle, kein Ersatz für den geprüften Konzernabschluss. Ob und wie Sie ihn für Abschlusszwecke nutzen, stimmen Sie mit Ihrer Wirtschaftsprüfung ab.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   Berichte und Kennzahlen festlegen

   Welche Berichte gibt es heute, wer nutzt sie, und wie ist jede Kennzahl definiert? Umsatz nach Rechnungsdatum oder Buchungsdatum ist eine Entscheidung, keine Technikfrage.

2. 02
   Datenwege je Gesellschaft klären

   Je System den Weg laut Hersteller-Doku wählen, ein Lesekonto mit minimalen Rechten anlegen und bei lokalen Systemen das Gateway im Standardmodus einrichten.

3. 03
   Kontenmapping und Stammtabellen bauen

   Mapping je Gesellschaft auf die Berichtsstruktur, Währungstabelle mit Kursquelle, Partnerkennzeichen und Kalender. Das Mapping pflegt eine benannte Person.

4. 04
   Prüfregeln einbauen

   Abstimmung gegen die Saldenliste, nicht gemappte Konten, Soll gleich Haben, Kurse, IC-Salden und Aktualisierungsstatus als feste Prüfungen im Datenweg.

5. 05
   Parallel laufen lassen

   Mindestens einen Monatsabschluss lang den automatischen Bericht neben dem bisherigen Bericht erstellen und jede Differenz bis zur Ursache klären.

6. 06
   Berechtigungen und Freigabe

   Rollen je Gesellschaft oder Bereich anlegen, mit „Als Rolle testen“ prüfen, Empfänger als Viewer berechtigen und Aktualisierungszeitpunkt an den Abschlusskalender koppeln.

Häufige Fragen