Abacus und DATEV verbinden: wie Buchungen der deutschen Gesellschaft sauber zur Steuerberatung kommen

Wie kommen Buchungen aus Abacus zu DATEV?

Technisch gibt es zwei Wege, eine fertige Schnittstelle aus dem DATEV-Marktplatz oder einen aus Abacus-Daten erzeugten Buchungsstapel im DATEV-Format. Davor lässt sich eine Automatisierung setzen, die Abacus-Daten über die Herstellerschnittstellen liest, umschlüsselt, prüft und erst dann über einen der DATEV-Wege übergibt. Welcher passt, hängt weniger von der Technik ab als davon, wer bei Ihnen bucht und wie viel zwischen den beiden Welten umgeschlüsselt werden muss.

Im DATEV-Marktplatz ist unter den Schnittstellen-Anbietern ein Eintrag „Abacus Deep Export Buchungen“ mit dem DATEV Buchungsdatenservice gelistet. DATEV weist darauf hin, dass die Angaben dort von den Anbietern stammen. Klären Sie deshalb mit Ihrem Abacus-Ansprechpartner, für welche Version, welche Datenarten und welche Mandanten dieser Weg verfügbar ist, bevor Sie etwas Eigenes bauen.

Der Buchungsdatenservice überträgt Buchungen im DATEV-Format an DATEV Rechnungswesen. Wie dieser Stapel aufgebaut ist, welche Felder beim Import scheitern und welche Rolle die Festschreibung spielt, steht ausführlich auf unserer Seite zur DATEV-Schnittstelle am ERP. Diese Seite behandelt, was zwischen Abacus und DATEV zusätzlich zu klären ist.

Welche Schnittstellen bietet Abacus laut Hersteller?

Abacus dokumentiert im API Hub drei Schnittstellenarten: REST-APIs, ODBC/JDBC und AbaConnect. Die REST-APIs folgen laut Abacus der OData-4.0-Spezifikation und sind je Mandant adressiert. Die Endpunktliste ist nach Programmversionen getrennt, aktuell für 2024, 2025 und 2026, und wurde laut API Hub zuletzt am 15.10.2026 aktualisiert.

Für die Finanzbuchhaltung nennt der API Hub unter anderem Konten, Hauptbuchbuchungen, Journale, Buchungsstapel-Definitionen, MWST-Codes, Kostenstellen, Währungen und Wechselkurse, dazu Kunden, Lieferanten sowie Debitoren- und Kreditorenrechnungen. Für Änderungsverfolgung gibt es Abonnements, über die ein Fremdsystem von Änderungen erfahren kann, statt regelmäßig alles neu abzufragen. Laut den Abacus-Neuerungen zur Version 2023 standen die ersten REST-Schnittstellen der Finanzbuchhaltung mit dieser Version zur Verfügung, weitere Funktionen folgten schrittweise. Ältere Installationen haben deshalb nicht zwingend alle Endpunkte.

Die Anmeldung läuft über einen Servicebenutzer mit Client-ID und Client-Secret per OAuth. Ein Servicebenutzer kann laut Abacus nur über die Schnittstellen zugreifen, nicht über die Oberfläche. Zur Lizenz schreibt Abacus: Die jeweilige Applikation muss installiert und ihre AbaConnect-Option aktiviert sein, der Servicebenutzer zählt als ein Benutzer der Applikation, und jeder Mandant muss für die API durch die Abacus Research AG freigeschaltet werden. Die Zahl freigeschalteter Mandanten hat laut Abacus Preisfolgen.

Welche Endpunkte, Optionen und Mandantenfreischaltungen bei Ihnen vorhanden sind, hängt von Version und Lizenz ab. Das ist der erste Prüfpunkt im Prozessgespräch, nicht der letzte.

Wo wird die Buchhaltung der deutschen Gesellschaft geführt?

Bevor über Schnittstellen entschieden wird, muss feststehen, wo die Bücher der deutschen Gesellschaft geführt werden. Nach § 146 Abs. 2 AO sind Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren. Elektronische Bücher dürfen nach Abs. 2a auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat geführt werden, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung voll möglich ist.

Die Schweiz ist kein EU-Mitgliedstaat. Für die Führung elektronischer Bücher in einem Drittstaat verlangt § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde auf Antrag, unter anderem mit Angabe des Standorts des Datenverarbeitungssystems und vollem Datenzugriff. Wer die elektronische Buchführung ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert, riskiert nach Abs. 2c ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro. Läuft der Abacus-Mandant der deutschen Gesellschaft auf einem Server in der Schweiz, ist das ein Thema für Ihre Steuerberatung, bevor es eines für die Schnittstelle ist.

Abacus bringt für deutsche Mandanten eigene Funktionen mit: Laut den Neuerungen zur Version 2023 ist die Schnittstelle zum Finanzamt für Umsatzsteuer-Voranmeldung, Dauerfristverlängerung, Zusammenfassende Meldung und E-Bilanz auf die Abacus-Plattform DeepCloud umgezogen, und DATEV-Steuerschlüssel lassen sich in den MWST-Codes hinterlegen. Ob die deutsche Gesellschaft in Abacus bucht oder die Kanzlei in DATEV, ist damit eine Entscheidung über Rollen, nicht über Machbarkeit.

Die Hinweise zu § 146 AO ersetzen keine steuerliche Beratung. Stimmen Sie Standort und Bewilligung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Wie wird der Abacus-Kontenplan auf SKR 03 oder SKR 04 abgebildet?

Über eine versionierte Zuordnungstabelle, die jedes Abacus-Konto genau einem Konto im DATEV-Mandanten zuweist und vor jeder Übergabe gegen den aktuellen Kontenplan geprüft wird. DATEV beschreibt die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 mit zehn Kontenklassen von 0 bis 9 und mindestens vierstelligen Kontonummern. SKR 03 ordnet die Konten nach betrieblichen Abläufen, SKR 04 nach den gesetzlichen Vorgaben für Bilanz und GuV.

Ein Kontenplan aus der Schweizer Muttergesellschaft, etwa nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen, folgt einer anderen Logik. Deshalb geht die Zuordnung selten eins zu eins auf. Ein Abacus-Konto kann in DATEV auf mehrere Konten aufgeteilt werden müssen, etwa nach Steuersatz, oder mehrere Abacus-Konten landen auf einem DATEV-Konto. Beides ist zulässig, muss aber dokumentiert sein, weil die Zuordnung Teil Ihres Buchführungsverfahrens ist.

Im DATEV-Header steht der verwendete Sachkontenrahmen in Feld 27 und die Sachkontenlänge in Feld 14. Die Sachkontenlänge muss laut DATEV beim Import mit der Konfiguration des Mandanten übereinstimmen. Eine Zuordnungstabelle, die auf vierstellige Konten ausgelegt ist, passt nicht zu einem Mandanten mit fünfstelligen Sachkonten.

Wie werden Schweizer MWST-Codes und deutsche Steuerschlüssel zusammengebracht?

Gar nicht automatisch: Für die deutsche Gesellschaft gilt deutsches Umsatzsteuerrecht, ihre Buchungen brauchen deshalb deutsche Steuersätze und die von der Kanzlei vorgegebenen DATEV-Steuerschlüssel. In Deutschland beträgt die Umsatzsteuer nach § 12 UStG regulär 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent. In der Schweiz gelten laut Eidgenössischer Steuerverwaltung seit 1. Januar 2024 ein Normalsatz von 8,1 Prozent, ein reduzierter Satz von 2,6 Prozent und ein Sondersatz für Beherbergung von 3,8 Prozent.

Abacus hat dafür eine eigene Stelle: Laut den Neuerungen zur Version 2023 lassen sich die DATEV-Steuerschlüssel im Programm 5311 bei den MWST-Codes hinterlegen. Das ist der Ort, an dem die Zuordnung gepflegt werden sollte, und nicht eine Ersetzungstabelle in einer Exportdatei. Auf dem Konto lässt sich laut Abacus zudem begrenzen, welche MWST-Codes überhaupt gebucht werden dürfen, etwa nur Vorsteuercodes auf einem Aufwandskonto.

Beim Import über AbaConnect prüft Abacus die MWST-Angaben standardmäßig, fehlerhafte Buchungen werden abgelehnt. Es gibt eine Option, Buchungen ohne MWST-Validierung zu übertragen. Abacus warnt selbst, dass dann die MWST-Abrechnung falsch sein kann und eine Umsatzabstimmung unmöglich wird. Für eine deutsche Gesellschaft heißt das: Diese Option gehört nicht in einen dauerhaften Ablauf.

• Jeder Abacus-MWST-Code der deutschen Gesellschaft hat genau einen abgestimmten DATEV-Steuerschlüssel
• Codes der Schweizer Gesellschaft dürfen im deutschen Mandanten nicht vorkommen
• Welche Kombinationen aus Konto und Steuerschlüssel zulässig sind, legt Ihre Steuerberatung fest; die Regeln zu Automatikkonten stehen auf unserer DATEV-Seite
• Sachverhalte nach § 13b UStG und innergemeinschaftliche Fälle einzeln mit der Kanzlei durchgehen

Steuerliche Zuordnungen sind keine IT-Entscheidung. Stimmen Sie die Tabelle MWST-Code zu Steuerschlüssel mit Ihrer Steuerberatung ab und lassen Sie Änderungen dort freigeben.

Was ist bei Franken, Euro und Wirtschaftsjahr zu beachten?

Die deutsche Gesellschaft bucht in Euro, Franken-Beträge brauchen im DATEV-Stapel Kurs und Basisbetrag. Der Jahresabschluss ist nach § 244 HGB in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. Im DATEV-Format steht die Währung im Header-Feld 22, Standardwert ist EUR. Wird ein Umsatz in Fremdwährung übergeben, verlangt DATEV zusätzlich die Felder 4 Kurs, 5 Basisumsatz und 6 Währungskennzeichen des Basisumsatzes. Ein Kurs von 0 ist laut DATEV unzulässig.

Auch Abacus rechnet beim Import Fremdwährungen um: Mit der Einstellung „FW berechnen“ ermittelt AbaConnect fehlende Beträge aus dem mitgegebenen Kurs oder aus den Kursen der Stammdaten. Fehlt der Kurs in der Übergabe, wird er laut Abacus nicht importiert, die Beträge werden aus den Stammdatenkursen gebildet. Für eine saubere Übergabe sollte deshalb eindeutig festgelegt sein, welches System den maßgeblichen Kurs liefert. Zum Abschlussstichtag sind Fremdwährungsposten nach § 256a HGB zum Devisenkassamittelkurs umzurechnen.

Das Wirtschaftsjahr steuert, in welches Jahr DATEV eine Buchung legt. Der Header enthält in Feld 13 den Wirtschaftsjahresbeginn im Format JJJJMMTT und in den Feldern 15 und 16 den Zeitraum des Stapels. Weicht das Geschäftsjahr der deutschen Tochter von dem der Schweizer Mutter ab, gehört in den Header immer das Wirtschaftsjahr des deutschen DATEV-Mandanten, nicht das des Konzerns.

Was ändert sich mit Schweizer Mutter und deutscher Tochter?

Es entstehen zwei Abstimmungen: die zwischen Abacus und DATEV für jede Gesellschaft und die Intercompany-Abstimmung zwischen Mutter und Tochter. Abacus kennt innerhalb eines Mandanten geschäftsbereichsübergreifende Buchungen, bei denen das System die Gegenbuchungen über ein Verrechnungskonto selbst erzeugt. Das ersetzt keine Abstimmung zwischen zwei rechtlich getrennten Gesellschaften, deren Bücher in zwei Systemen liegen.

Für die Intercompany-Seite gilt: Forderungen der Mutter und Verbindlichkeiten der Tochter müssen sich je Partner, Beleg und Währung ausgleichen, Kursdifferenzen gehören erklärt, nicht verbucht und vergessen. Wie eine automatische Abstimmung über zwei ERP hinweg abläuft, beschreibt unsere Seite zur Intercompany-Abstimmung.

Bei Rechnungen zwischen den Gesellschaften lohnt ein Blick auf die E-Rechnung. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung im B2B gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind. Eine Rechnung der Schweizer Mutter an die deutsche Tochter fällt deshalb nicht ohne Weiteres darunter. Anders kann es aussehen, wenn die Mutter eine deutsche Betriebsstätte hat, die an dem Umsatz beteiligt ist. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für eine deutsche Gesellschaft mit Abacus?

Die deutsche Gesellschaft muss E-Rechnungen empfangen können, unabhängig davon, ob sie in Abacus oder über die Kanzlei in DATEV bucht. Laut BMF müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen, die Ausstellungspflicht gilt für Umsätze ab dem 1. Januar 2025 mit Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, ein PDF allein ist keine.

Für Abacus nennt der Hersteller in der Kreditorenbuchhaltung einen strukturierten Rechnungsempfang über E-Business, Belegerfassung mit Originalbeleg und Freigaben im MyAbacus. Welche deutschen Formate Ihre Abacus-Version liest, steht auf dieser Herstellerseite nicht und sollte vor dem Start geprüft werden. Wo der Empfang über ein anderes System läuft, gehört das archivierte Original an die Buchung, auch wenn sie danach an DATEV geht.

Wie Eingangsrechnungen empfangen, geprüft und freigegeben werden, beschreibt unsere Seite zum automatisierten Rechnungseingang. Für die Schweizer Gesellschaft gelten eigene Regeln, die hier nicht behandelt werden.

Woran scheitert die Übergabe von Abacus zu DATEV typischerweise?

Die meisten Fehler entstehen an der Grenze zwischen zwei Regelwerken, nicht in einem der beiden Systeme. Abacus bucht korrekt nach seinen Stammdaten, DATEV importiert korrekt nach dem Mandantenbestand, und dazwischen fehlt eine Regel. Die Tabelle zeigt die Fehlerbilder, die sich direkt aus der Herstellerdokumentation beider Seiten ableiten, und die Prüfregel, die sie vor der Übergabe abfängt.

Formatregeln des DATEV-Stapels wie Zeichensatz, Belegfeld und Festschreibung stehen auf unserer Seite zur DATEV-Schnittstelle am ERP und gelten hier genauso.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   Prozessgespräch

   Wir klären Gesellschaften, Abacus-Version, Mandanten, wer bei Ihnen bucht, wo das System läuft und an welchen Stellen heute zwischen Abacus und DATEV nachgearbeitet wird.

2. 02
   Schnittstellenlage prüfen

   Welche REST-Endpunkte, AbaConnect-Optionen und Mandantenfreischaltungen vorhanden sind und ob der im DATEV-Marktplatz gelistete Abacus-Weg für Ihre Version passt.

3. 03
   Abstimmung mit der Steuerberatung

   Kontenrahmen, Sachkontenlänge, Zuordnung der Konten, MWST-Code zu Steuerschlüssel, Währungsregel, Wirtschaftsjahr, Belegnummern und Festschreibung werden schriftlich festgelegt.

4. 04
   Automatisierungs-Sprint

   Ein Monat wird als Prototyp auf echten Daten in der Testumgebung übergeben: lesen, umschlüsseln, prüfen, Stapel erzeugen, Protokoll ablegen.

5. 05
   Abgleich mit der Kanzlei

   Die Kanzlei importiert den Teststapel, Summen je Konto und Steuerschlüssel werden gegen Abacus abgestimmt, Abweichungen fließen in die Regeln.

6. 06
   Betrieb

   Übergabe im vereinbarten Rhythmus, Klärfälle landen bei Ihrem Team, jede Änderung an Zuordnungen wird versioniert und freigegeben.

Häufige Fragen