DATEV-Schnittstelle am ERP: welcher Weg passt und wie die Übergabe fehlerfrei läuft

Welche Wege gibt es, um Daten aus einem ERP zu DATEV zu bringen?

DATEV dokumentiert für den Weg vom ERP in die Buchhaltung im Kern drei Bausteine: das DATEV-Format für Buchungen und Stammdaten, die DATEV XML-Schnittstelle online für Rechnungs- und Kassendaten mit Belegbildern und DATEVconnect für den Datenaustausch in einer lokalen Umgebung. Die ersten beiden gibt es als Datei und als Online-Datenservice über das DATEV-Rechenzentrum.

Der Unterschied liegt im Ziel. Das DATEV-Format liefert fertige Buchungssätze und Stammdaten an DATEV Rechnungswesen. Die XML-Schnittstelle online liefert Rechnungsdaten an DATEV Unternehmen online, wo daraus Buchungsvorschläge für die Rechnungswesen-Programme entstehen. DATEV selbst rät: Wer Daten für DATEV Rechnungswesen bereitstellen will, sollte zuerst das DATEV-Format prüfen, weil sich damit alle Anwendungsfälle im Rechnungswesen bis ins Detail bedienen lassen.

Für ein bestehendes ERP empfiehlt DATEV zuerst den Blick in den DATEV-Marktplatz, ob der Hersteller dort eine Schnittstelle anbietet. Ist er dort nicht vertreten, verweist DATEV auf das Developer Portal und auf die Möglichkeit, den Hersteller um die Umsetzung zu bitten.

Diese Seite behandelt die Übergabe von Buchungen und Stammdaten an DATEV. Wie Eingangsrechnungen empfangen, geprüft und freigegeben werden, steht auf der Seite zum automatisierten Rechnungseingang.

Welche DATEV-Schnittstelle passt zu Ihrem ERP-Ablauf?

Der passende Weg hängt davon ab, wer bucht und was übergeben wird. Bucht Ihre Steuerberatung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und liefert Ihr ERP fertige Buchungssätze, ist das DATEV-Format der direkte Weg, als Datei oder über den Buchungsdatenservice. Sollen Rechnungen als Belege mit Daten in DATEV Unternehmen online landen und dort zu Buchungsvorschlägen werden, ist die XML-Schnittstelle online gebaut.

Die XML-Schnittstelle hat dokumentierte Grenzen. Laut DATEV deckt sie reine Sachkontobuchungen wie Sachkonto an Sachkonto, etwa Zahlungsbuchungen, nicht ab, ebenso wenig die Übermittlung von Debitoren- und Kreditorenstammdaten und bestimmte Sachverhalte nach § 13b UStG. Wer diese Fälle aus dem ERP übergeben muss, landet beim DATEV-Format.

Eine eigene Online-Anbindung an die DATEV-APIs setzt laut Developer Portal eine Registrierung, eine eigene App mit Zugangsdaten, das Abonnieren der API-Produkte und die Entwicklung in einer Sandbox voraus. Vor der Liveschaltung steht ein Termin zur technischen Prüfung. Der Dateiweg kommt ohne diese Schritte aus, braucht dafür einen geregelten Import auf Seiten der Kanzlei oder des Unternehmens.

Was erledigt die Steuerberatung und was das Unternehmen?

Die Kanzlei bestellt und richtet die DATEV-Datenservices in der Regel ein, das Unternehmen liefert saubere Daten aus dem ERP. DATEV beschreibt für den Buchungsdatenservice und den Rechnungsdatenservice 1.0 jeweils eine Anleitung, den Dienst als Kanzlei zu bestellen und einzurichten, freigeschaltet wird direkt im DATEV Arbeitsplatz. Die Kanzlei ruft die übertragenen Buchungssätze anschließend im Rechnungswesen-Programm ab.

Damit eine Übergabe dauerhaft funktioniert, müssen beide Seiten dieselben Festlegungen teilen: Kontenrahmen, Kontonummernlänge, Steuerschlüssel, Belegnummernkreise, Festschreibung und den Rhythmus der Übergabe. Diese Festlegungen gehören schriftlich in eine Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung, bevor der erste Stapel übertragen wird.

Wie ist ein DATEV-Buchungsstapel im DATEV-Format aufgebaut?

Ein Buchungsstapel ist eine CSV-Datei mit dem Namenspräfix EXTF, deren erste Zeile ein Header mit Metadaten ist, die zweite Zeile die Spaltenüberschriften und ab der dritten Zeile die Buchungen. Felder sind durch Semikolon getrennt, jede Zeile endet mit CR/LF, Textfelder stehen in Anführungszeichen, Dezimalzahlen tragen ein Komma. Steuerzeichen wie Zeilenumbrüche sind in Textfeldern nicht zulässig.

Der Header entscheidet, ob DATEV die Datei dem richtigen Bestand zuordnet. Er enthält unter anderem Beraternummer und Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres, die Sachkontenlänge, den Zeitraum des Stapels mit Datum von und Datum bis, das Kennzeichen für die Festschreibung und den Sachkontenrahmen. Die Sachkontenlänge muss laut DATEV beim Import mit der Konfiguration des Mandanten übereinstimmen.

In den Buchungszeilen steht jeder Umsatz als positiver Betrag mit Soll-Haben-Kennzeichen, dazu Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum und Belegfeld 1. DATEV empfiehlt, je Buchungsperiode eine eigene Datei zu erstellen, damit jede Periode einzeln verarbeitet werden kann. Eine Datei darf höchstens 99.999 Buchungen enthalten.

Woran scheitert der Import eines DATEV-Buchungsstapels typischerweise?

Die meisten Importprobleme entstehen nicht im ERP, sondern an der Nahtstelle: Der Export ist formal korrekt, passt aber nicht zum Mandantenbestand bei DATEV. Typisch sind ein falscher Zeichensatz, ein Header, der nicht zum Mandanten passt, unzulässige Zeichen im Belegfeld, Steuerschlüssel auf Konten mit Automatik-Funktion und eine Festschreibung, die niemand bewusst gesetzt hat.

Für jeden dieser Fehler lässt sich eine Regel formulieren, die schon vor dem Export prüft. Die Tabelle zeigt die Fehlerbilder, die sich direkt aus der DATEV-Formatbeschreibung und der Steuerschlüssel-Dokumentation ableiten.

Welche Konten, Steuerschlüssel und Festschreibungsregeln für Ihren Mandanten gelten, legt Ihre Steuerberatung fest. Stimmen Sie die Zuordnungstabellen mit ihr ab, bevor der erste Stapel übertragen wird.

Welche Prüfregeln sollten vor dem DATEV-Export laufen?

Vor jedem Export sollte eine Prüfstrecke laufen, die Format, Stammdaten, Periode und Vollständigkeit kontrolliert und bei einem Verstoß den ganzen Stapel anhält. Eine Datei, die erst beim Import in der Kanzlei auffällt, kostet zwei Seiten Zeit und erzeugt Rückfragen. Eine Datei, die gar nicht auffällt, ist das größere Risiko.

Die Vergleichswerte für die Prüfung kommen idealerweise aus DATEV selbst. DATEV bietet mit dem Datenservice Export Rechnungswesen einen Weg, Bewegungs- und Stammdaten aus dem Rechnungswesen bereitzustellen. So lässt sich der Kontenplan des Mandanten als Maßstab nutzen, statt eine Kopie im ERP von Hand zu pflegen. Ob dieser Weg bei Ihnen genutzt werden kann, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

• Formatprüfung: jede Zeile gegen die Feldregeln der DATEV-Formatbeschreibung, Header vollständig, Spaltenzahl stimmt
• Zeichensatz: CodePage 1252 oder UTF-8 mit BOM, passend zum Importweg
• Stammdaten: jedes Konto und Gegenkonto existiert im Kontenplan des Mandanten, Personenkonten passen zur Kontonummernlänge
• Steuer: nur freigegebene Kombinationen aus Konto und Steuerschlüssel, keine Steuerschlüssel auf Automatikkonten
• Periode: alle Belegdaten innerhalb von Datum von und Datum bis, eine Datei je Buchungsperiode
• Dubletten: dieselbe Belegnummer mit gleichem Konto und Betrag nicht zweimal, auch nicht über bereits übertragene Stapel
• Vollständigkeit: Anzahl und Summe je Konto im Stapel gleich der Summe im ERP-Journal für denselben Zeitraum
• Festschreibung: Kennzeichen entspricht der Vereinbarung mit der Kanzlei
• Protokoll: Ergebnis jeder Prüfung mit Zeitstempel, Dateiname und Prüfsumme der Datei ablegen

Was verlangen die GoBD von einer Schnittstelle zwischen ERP und DATEV?

Die GoBD zählen Schnittstellen ausdrücklich zum DV-System, für das der Steuerpflichtige verantwortlich ist. Laut BMF gehören zum DV-System Haupt-, Vor- und Nebensysteme wie Finanzbuchführung, Warenwirtschaft und Fakturierung einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen (GoBD Rz. 20). Die Übergabe vom ERP an DATEV ist damit Teil Ihrer Buchführung und gehört in die Verfahrensdokumentation.

Besonders deutlich wird das BMF bei nachbearbeiteten Exportdateien. Als unzulässig nennen die GoBD das Beispiel, Grundaufzeichnungen aus einem Warenwirtschaftssystem über eine Schnittstelle in ein Office-Programm zu exportieren, dort unprotokolliert zu ändern und wieder zu importieren. Ebenso unzulässig ist es, Stapelbuchungen bis zum Jahresabschluss und darüber hinaus offenzuhalten (Rz. 109). Wer eine fehlerhafte EXTF-Datei in einer Tabellenkalkulation repariert, bewegt sich genau in diesem Beispiel.

Die Unveränderbarkeit kann laut GoBD unter anderem über Festschreibung, Sperren und Protokollierung erreicht werden (Rz. 110). Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt (Rz. 111, § 146 Abs. 4 AO). Bei der Aufbewahrung nennen die GoBD auch die verwendeten Zeichensatztabellen als Teil der Strukturinformationen (Rz. 128), und eine Umwandlung, die die maschinelle Auswertbarkeit verringert, ist nicht zulässig (Rz. 129).

• Fehler im ERP korrigieren und neu exportieren, nicht in der Exportdatei
• Festschreibung so planen, dass Stapel nicht über Monate offen bleiben
• Jede Übergabe protokollieren: Zeitpunkt, Datei, Anzahl, Summen, Prüfergebnis
• Mapping-Tabellen für Konten und Steuerschlüssel versionieren, weil sie Teil des Verfahrens sind
• Verfahrensdokumentation mit der Steuerberatung abstimmen

Die Hinweise ersetzen keine steuerliche Beratung. Ob Ihre Übergabe den GoBD entspricht, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was ändert die E-Rechnung an der DATEV-Schnittstelle?

Die E-Rechnung ändert den Beleg, nicht die Buchungsschnittstelle. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Buchung, die Ihr ERP daraus erzeugt, geht weiterhin als Buchungssatz oder Rechnungsdatensatz an DATEV.

Für die Aufbewahrung gilt laut GoBD: Eingehende elektronische Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, etwa Rechnungen im XML-Format. Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren (Rz. 131). Für die Schnittstelle heißt das: Der Beleglink in der Buchung sollte auf das archivierte Original zeigen, nicht auf ein daraus erzeugtes Bild.

Wie E-Rechnungen empfangen, gelesen und geprüft werden, bevor überhaupt eine Buchung entsteht, beschreibt die Seite zum automatisierten Rechnungseingang. Die DATEV-Schnittstelle ist der letzte Schritt dieser Kette.

Wann reicht der DATEV-Export Ihres ERP und wann lohnt eine Automatisierung?

Bringt Ihr ERP eine DATEV-Schnittstelle mit, die Ihre Kanzlei bereits nutzt und die ohne Nacharbeit importiert, reicht der Standard. Eine Automatisierung lohnt, wenn zwischen ERP und DATEV regelmäßig Handarbeit entsteht: Exporte werden nachbearbeitet, Konten umgeschlüsselt, Fehler erst in der Kanzlei gefunden oder mehrere Gesellschaften und Systeme müssen zusammengeführt werden.

Die Automatisierung ersetzt die DATEV-Schnittstelle nicht, sie setzt davor an. Sie liest die Daten über die Schnittstellen des ERP, wendet die abgestimmten Zuordnungen an, prüft jede Zeile gegen die Regeln und erzeugt den Stapel über einen der von DATEV dokumentierten Wege. Wir arbeiten herstellerunabhängig mit dem ERP, das bei Ihnen läuft.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   Prozessgespräch

   Wir gehen Ihre heutige Übergabe an DATEV durch: ERP, Gesellschaften, Mandanten, Datenarten, Importweg und die Stellen, an denen nachgearbeitet wird.

2. 02
   Abstimmung mit der Steuerberatung

   Kontenrahmen, Kontonummernlänge, Zuordnung der Konten, zulässige Steuerschlüssel, Belegnummernkreise, Festschreibung und Rhythmus werden mit Ihrer Kanzlei schriftlich festgelegt.

3. 03
   Weg festlegen

   Je Datenart wird der passende DATEV-Weg gewählt: DATEV-Format als Datei, Buchungsdatenservice, XML-Schnittstelle online oder DATEVconnect, je nachdem, was Kanzlei und ERP unterstützen.

4. 04
   Automatisierungs-Sprint

   Ein Ablauf entsteht als Prototyp auf Ihren echten Daten in der Testumgebung oder einem Testmandanten, mit Prüfregeln vor dem Export.

5. 05
   Abnahme an echten Perioden

   Ein abgeschlossener Monat wird erneut erzeugt und mit dem bisherigen Ergebnis verglichen, Anzahl und Summen je Konto. Absichtlich fehlerhafte Datensätze müssen als Klärfall auftauchen.

6. 06
   Verfahrensdokumentation und Betrieb

   Zuordnungen, Prüfregeln und Protokolle werden beschrieben und versioniert. Der Ablauf läuft on-premise, in einer Private Cloud in Deutschland oder in einer EU-Region der Public Cloud.

Häufige Fragen