XRechnung: was das Format ist und wie es in Ihr ERP kommt

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat in XML, das die europäische Norm EN 16931 für Deutschland umsetzt. Sie besteht aus der CIUS XRechnung, also der deutschen Nutzungsvorgabe für das Kern-Datenmodell der Norm, und der optionalen Extension XRechnung. Betrieben wird der Standard von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats, Grundlage ist dessen Beschluss vom 22. Juni 2017. Seit dem 1. Januar 2023 ist der Betrieb Teil des Betriebskonzepts XStandards Einkauf.

Die Norm EN 16931 hat drei Teile, die für die XRechnung wichtig sind: Teil 1 legt das semantische Datenmodell und die Geschäftsregeln fest, Teil 2 die zulässigen Syntaxen, Teil 3 die Syntaxbindungen. Das Datenmodell beschreibt jede Angabe als Business Term mit fester Kennung, etwa BT-10 für die Buyer reference oder BT-24 für die Kennung der Spezifikation.

Umsatzsteuerlich ist die XRechnung eine E-Rechnung. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist das eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das BMF stellt klar, dass der Standard XRechnung der Normenreihe EN 16931 und damit § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG entspricht. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stehen im Kern-Datenmodell, eine Extension ändert daran nichts.

Jede XRechnung ist eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung. Laut BMF sind alle Formate zulässig, die der EN 16931 entsprechen, welches verwendet wird, entscheiden die Vertragsparteien.

Welche Syntax hat eine XRechnung: UBL oder CII?

Eine XRechnung kommt entweder in der Syntax UBL 2.1 oder in UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) in der Schemaversion 16B. Beide bilden dasselbe Datenmodell ab, sehen als XML-Datei aber völlig unterschiedlich aus. Die Spezifikation der KoSIT legt fest: Rechnungssteller wählen eine der beiden Syntaxen, Rechnungsempfänger müssen beide empfangen können.

Für den Empfang heißt das: Ein Leser, der nur eine Syntax kennt, verarbeitet die Hälfte der möglichen Rechnungen nicht. Die KoSIT nennt als Ausweg eine Umwandlung in eine der beiden Syntaxen, weist aber darauf hin, dass dabei sogenannte Mismatches auftreten können, also Angaben, die sich nicht verlustfrei übertragen lassen. Welche Syntax vorliegt, erkennt eine Software am Wurzelelement der Datei.

Welche XRechnung-Version gilt aktuell?

Aktuell gilt die XRechnung 3.0, die am 1. Februar 2024 in Kraft getreten ist. Die Version 2.3 ist zum selben Tag außer Kraft getreten. Die heute gültige Fassung der Spezifikation ist 3.0.2 vom 20. Juni 2024, sie enthält laut KoSIT gegenüber 3.0.1 nur redaktionelle Änderungen ohne funktionale Auswirkungen. Weil es im Sommer 2026 kein normatives Release gab, bleibt die Version 3.0 laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig.

Die technischen Komponenten werden laufend in Bundles nachgezogen. Der jüngste Stand ist das Bundle 3.0.2 Summer 2026 Bugfix vom 31. August 2026, dazu eine korrigierte Visualisierung vom 13. Oktober 2026. Wer XRechnungen prüft, sollte die Validatorkonfiguration auf diesem Stand halten, denn veraltete Prüfregeln melden Fehler, die keine sind, oder übersehen echte.

Die nächste große Version ist in Vorbereitung. Die Vorversion der XRechnung 4.0 hat die KoSIT am 15. September 2026 veröffentlicht, sie ist ausdrücklich nicht für den produktiven Einsatz gedacht. XRechnung 4.0 setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um. Das Bundle mit den technischen Komponenten erwartet die KoSIT nach aktuellem Stand im Frühjahr 2027.

• Mehr als 50 neue Business Terms im Datenmodell
• BT-10 Buyer reference darf mehrfach vorkommen
• XML-Anhänge in der Rechnung werden erlaubt
• Die bisherige Skonto-Regelung wird durch die neue Gruppe BG-35 Early Payment Discount ersetzt
• Eine Rechnung kann sich auf mehrere Bestellungen und Lieferungen beziehen

Die Liste oben nennt Änderungen der Vorversion 4.0 laut KoSIT. Für Ihren Rechnungseingang heißt der letzte Punkt: Der Abgleich gegen Bestellungen muss künftig mit mehreren Bestellbezügen je Rechnung umgehen können.

Wer muss eine XRechnung senden oder empfangen?

Im B2B gibt es keine Pflicht zur XRechnung, sondern eine Pflicht zur E-Rechnung, und die XRechnung ist eines der zulässigen Formate. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen, laut BMF auch Kleinunternehmer. Für den Versand gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze in 2025 und 2026 sind Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF noch zulässig. Für Umsätze in 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, oder bei EDI mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze ab 2028 läuft die Übergangsregel aus.

Im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (B2G) ist die E-Rechnung schon länger Pflicht. Laut E-Rechnungsverordnung des Bundes müssen Rechnungssteller Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln, nicht erfasst sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro. Grundsätzlich ist der Standard XRechnung zu verwenden, ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht. Die Übermittlung läuft über ein Verwaltungsportal des Bundes. Laut e-rechnung-bund.de gilt die Pflicht für Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020, zentrale Plattform ist die OZG-RE.

Rechtsstand 6. November 2026 nach Gesetzestext, E-Rechnungsverordnung und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Die vollständige Fristen-Tabelle steht auf der Seite zum Rechnungseingang. Diese Seite ist keine Rechtsberatung, stimmen Sie die Einordnung Ihres Falls mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist rein strukturiert, ZUGFeRD ist hybrid: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide können E-Rechnungen sein. Laut BMF fällt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unter die zulässigen Formate, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei einer hybriden Rechnung ist der strukturierte Teil führend, weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor.

Für den Empfang ist der praktische Unterschied groß: Eine XRechnung hat kein Rechnungsbild. Wer sie öffnet, sieht XML-Code. Ohne Visualisierung kann Ihr Team eine XRechnung weder sichten noch freigeben. Welche ZUGFeRD-Profile wie geprüft werden, zeigt die Formattabelle auf der Seite zum Rechnungseingang.

Wie wird eine XRechnung empfangen, geprüft und ins ERP übernommen?

Eine XRechnung wird in fünf Schritten verarbeitet: als XML erkennen, Syntax bestimmen, validieren, für Menschen lesbar machen und als Beleg ans ERP übergeben, während das Original-XML archiviert wird. Der Weg ins Haus ist frei vereinbar. Das BMF nennt E-Mail, Download aus einem Portal, EDI, eine elektronische Schnittstelle oder einen gemeinsamen Speicherort. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist laut BMF nicht nötig.

Die Validierung ist laut KoSIT-Spezifikation Bestandteil des Rechnungsempfangs und dreistufig aufgebaut: Zuerst wird das Syntaxschema geprüft, dann die Regeln der EN 16931, dann die nationalen Regeln der XRechnung. Das Ergebnis ist eine Empfehlung zur Annahme oder Ablehnung, die Entscheidung trifft der Empfänger. Die KoSIT stellt dafür den Validator und die Validatorkonfiguration XRechnung bereit, beide quelloffen unter der Apache-Lizenz 2.0. Der Validator läuft als Kommandozeilenprogramm, als Bibliothek in einer eigenen Anwendung oder als Dienst mit HTTP-Schnittstelle und erzeugt immer einen Prüfbericht im XML-Format.

Eine bestandene Validierung ist eine Hilfe, kein Freibrief. Laut BMF kann sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis der Validierung zu Format und Geschäftsregeln verlassen, die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung bleibt aber. Ein falscher Steuersatz etwa läuft fehlerfrei durch jede Validierung. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren.

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem Schema. Laut BMF liegt dann keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Angaben fehlen oder widersprechen sich, etwa ein Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt.
• Inhaltsfehler: Pflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG fehlen oder sind falsch. Die Rechnung ist dann nicht ordnungsmäßig, auch wenn der Validator nichts meldet.

Wie kann man eine XRechnung lesen und wie wird sie archiviert?

Eine XRechnung lesen Sie mit einer Visualisierung, die das XML in eine HTML- oder PDF-Ansicht umwandelt. Die KoSIT stellt dafür XSL-Transformationen bereit, die UBL und CII zunächst in ein einheitliches Zwischenformat und dann in HTML oder PDF übersetzen. Viele Buchhaltungs- und ERP-Programme bringen eine solche Anzeige mit, die KoSIT-Komponenten lassen sich aber auch in eigene Abläufe einbauen.

Die Ansicht ist nur eine Lesehilfe. Die KoSIT schreibt ausdrücklich, dass eine Visualisierung keine gültige XRechnung ist und nicht zur Langzeitarchivierung gedacht ist. Original ist allein das XML. Das deckt sich mit den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025: Eingehende Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil. Den menschenlesbaren Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.

Für Ihren Ablauf folgt daraus: Die Ansicht entsteht bei Bedarf aus dem XML und wird nicht anstelle des XML abgelegt. Werden Buchungsvermerke oder Freigaben an der Ansicht angebracht, gehören sie in eine eigene, verknüpfte Aufzeichnung, damit nachvollziehbar bleibt, was geprüft und entschieden wurde.

Wo und wie lange Sie Rechnungen aufbewahren, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. Diese Seite ersetzt keine Verfahrensdokumentation.

Wie unterstützen SAP, Business Central, DATEV und Abacus die XRechnung?

Alle vier Systeme dokumentieren einen Weg für eingehende XRechnungen, unterscheiden sich aber bei Syntax, Zusatzdiensten und dem Schritt von der E-Rechnung zur gebuchten Eingangsrechnung. Die Tabelle fasst zusammen, was die Hersteller selbst beschreiben. Für SAP S/4HANA prüfen Sie den Funktionsumfang in der Hilfe Ihres Release, die Angaben unten beziehen sich auf die Beschreibung für SAP ERP. Den Ablauf von der Prüfung bis zur Buchung je System beschreibt die Seite zum Rechnungseingang, den DATEV-Buchungsstapel die Seite zur DATEV-Schnittstelle.

Welche Fehler treten bei XRechnungen häufig auf?

Die häufigsten Fehler betreffen fehlende Pflichtfelder der deutschen Geschäftsregeln, die falsche Kennung der Spezifikation und Angaben, die nur in einer Anlage statt im XML stehen. Die Tabelle ordnet typische Fehlerbilder der jeweiligen Regel aus der KoSIT-Spezifikation 3.0.2 und der Einordnung im BMF-Schreiben zu. Nicht jeder Validierungsfehler macht die Rechnung umsatzsteuerlich unbrauchbar, und nicht jede fehlerfreie Validierung heißt, dass die Rechnung stimmt.

Ablauf in 5 Schritten

1. 01
   XML erkennen

   Eingänge aus Postfach, Portal oder Schnittstelle nach XML-Anhängen durchsuchen. Eine XRechnung kommt ohne PDF, ein Eingang, der nur PDFs als Rechnung erkennt, legt sie sonst unter Sonstiges ab.

2. 02
   Syntax und Version bestimmen

   Am Wurzelelement UBL oder CII erkennen und die Kennung in BT-24 auslesen. Beide Syntaxen müssen gelesen werden.

3. 03
   Validieren

   Schema, Regeln der EN 16931 und Regeln der XRechnung mit aktueller Validatorkonfiguration prüfen und den Prüfbericht zum Beleg legen.

4. 04
   Lesbar machen und inhaltlich prüfen

   Ansicht aus dem XML erzeugen, Pflichtangaben, Rechnerik, Bankverbindung und Dubletten prüfen. Abweichungen gehen mit Begründung an Ihr Team.

5. 05
   Übergeben und archivieren

   Daten als Beleg oder Buchungsvorschlag an SAP, Business Central, DATEV oder Abacus übergeben und das Original-XML unverändert aufbewahren.

Häufige Fragen