Business Central mit KI automatisieren: Werkzeuge, Kosten, Grenzen

Was lässt sich an Business Central heute automatisieren?

Für Automatisierung bringt Business Central fünf Werkzeuge ohne KI und drei Gruppen von KI-Funktionen mit. Ohne KI arbeiten Genehmigungsworkflows, Power Automate, die Job Queue, die API v2.0 und Webhooks. Mit KI arbeiten die Copilot-Funktionen in einzelnen Seiten und zwei Agenten für Einkauf und Verkauf, dazu ein Agent für Spesen.

Die Werkzeuge unterscheiden sich darin, wer den Ablauf auslöst und wer am Ende entscheidet. Copilot schlägt vor, ein Mensch übernimmt. Ein Agent arbeitet selbstständig im Hintergrund und holt Ihr Team an festgelegten Stellen dazu. Workflows, Flows und Job Queue führen aus, was jemand vorher genau festgelegt hat.

Welche Copilot-Funktionen hat Business Central, und welche können Deutsch?

Microsoft listet am 5. November 2026 rund ein Dutzend Copilot-Funktionen und drei Agenten für Business Central. Nicht jede davon ist für Deutsch freigegeben. Microsoft unterscheidet unterstützte Sprachen, die getestet sind, von nicht unterstützten, in denen eine Funktion zwar läuft, aber nicht wie vorgesehen arbeiten kann. Für Produktivumgebungen empfiehlt Microsoft, Copilot nur in unterstützten Sprachen für geschäftskritische Abläufe zu nutzen.

Copilot sieht dabei nur, was der angemeldete Benutzer sehen darf. Er erbt dessen Berechtigungen. Seit Version 26.3 können einzelne Funktionen zusätzlich im Web suchen; das lässt sich als Administrator einstellen.

Ein Widerspruch in der Microsoft-Dokumentation: Die Sprachtabelle führt Deutsch für den Payables Agent als unterstützt, die Seite des Agenten selbst nennt ihn nur in Englisch validiert. Testen Sie den Agenten mit echten deutschen Rechnungen in einer Sandbox, bevor Sie ihn produktiv einsetzen.

Was die Agenten tun und wo Ihr Team freigibt

Der Payables Agent liest ein Postfach, zieht Rechnungsdaten aus PDF-Anhängen und legt daraus einen Rechnungsentwurf an. Er erkennt den Lieferanten, schlägt Zeilen, Sachkonten und Bestellzuordnungen vor und fragt eine benannte Person, wenn er unsicher ist. Nach der Prüfung entsteht eine ungebuchte Einkaufsrechnung. Laut Microsoft bucht der Agent nicht selbst, und die Bestätigung des Entwurfs ist kein Genehmigungsworkflow. Die Freigabe zur Zahlung bleibt also bei Ihrem Team.

Legt der Agent einen neuen Lieferanten an, ist dieser zunächst vollständig gesperrt. Microsoft begründet das mit der üblichen Prüfung neuer Lieferanten und Bankdaten per Rückruf. Der Agent selbst bietet dafür keine Funktion. Diese Lücke ist der wichtigste Ansatzpunkt für eigene Prüfregeln.

Der Sales Order Agent beantwortet Kundenanfragen per E-Mail. Er erkennt den Kunden ausschließlich über die E-Mail-Adresse auf der Kontaktkarte, prüft Verfügbarkeit und erstellt immer zuerst ein Angebot. Jede ausgehende Nachricht muss eine berechtigte Person vorher bestätigen.

• Payables Agent: nur E-Mails mit PDF-Anhang, höchstens 10 Anhänge je E-Mail.
• Payables Agent: keine PDFs über 10 Seiten oder über 5 MB.
• Payables Agent: höchstens 100 E-Mails und 500 Rechnungen pro Tag.
• Payables Agent: keine Freigabeflüsse und keine Erkennung von Auffälligkeiten.
• Sales Order Agent: liest Bestelldaten aus PDF, PNG und JPG; weitergeleitete Mails ordnet er dem Weiterleitenden zu, nicht dem Kunden.
• Beide Agenten: arbeiten mit den Rechten und dem Rollenprofil, die der Administrator ihnen gibt.

Was ist in der Lizenz enthalten, und was kostet extra?

Copilot in Business Central ist laut Microsoft ohne Aufpreis in der Business-Central-Lizenz enthalten, eine Mindestzahl an Benutzern gibt es derzeit nicht. Microsoft behält sich ausdrücklich vor, später Fair-Use-Regeln, Kontingente oder Preise einzuführen.

Die Agenten werden dagegen nach Verbrauch abgerechnet, in Copilot Credits. Das gilt laut Microsoft für Payables Agent, Sales Order Agent und Expense Agent. Für den Payables Agent nennt Microsoft 50 Credits je verarbeiteter Rechnung und 5 Credits je Rechnungszeile. Das Rechenbeispiel von Microsoft: 100 Rechnungen mit je drei Zeilen ergeben 6.500 Credits im Monat. E-Mails ohne gültige Rechnung kosten nichts. Für den Sales Order Agent kommt Microsofts Beispiel bei 100 Anfragen im Monat auf 1.650 Credits.

Credits kaufen Sie entweder vorab als Paket oder nutzen Pay-as-you-go über ein Azure-Abonnement. Ist das Kontingent aufgebraucht, steht die KI-Funktion still, bis neue Kapazität da ist. Der Sales Order Agent arbeitet danach den aufgelaufenen Rückstand automatisch ab. Preise je Credit nennen wir hier nicht; sie stehen bei Microsoft und können sich ändern.

• Power Automate: Laut Microsoft enthält Business Central eine Lizenz für Power Automate, um Business-Central-Daten in Flows zu nutzen. Den genauen Umfang regelt der Dynamics 365 Licensing Guide.
• Zugriff durch Dienste ohne Benutzer (Service-to-Service): Welche Szenarien damit lizenziert sind, verweist Microsoft ebenfalls auf den Licensing Guide.
• Prognose und Inventarvorhersage: Diese Funktionen nutzen kein Copilot, sondern ein Azure-AI-Kontingent von 30 Minuten, das laut Microsoft in der Lizenz steckt.

Lizenzfragen klären Sie verbindlich mit Ihrem Microsoft-Partner oder Händler. Wir nennen nur, was Microsoft auf Microsoft Learn veröffentlicht, Stand 5. November 2026.

Wo verarbeitet Copilot Ihre Daten?

Bei Umgebungen in einer deutschen Azure-Region oder in Europa West und Nord rechnet die eingebaute KI innerhalb der EU Data Boundary. So beschreibt es Microsoft für die Copilot- und Agentenfunktionen, die über Azure OpenAI laufen. Die Verarbeitung kann dabei über Ländergrenzen innerhalb dieser Grenze laufen. Dafür gibt es eine Zustimmung, den Schalter „Allow data movement“ auf der Seite „Copilot & agent capabilities“. Er ist standardmäßig eingeschaltet. Schalten Sie ihn aus, stehen die Copilot-Funktionen nicht zur Verfügung.

Microsoft kann Eingaben und Ausgaben bis zu 24 Stunden zur Missbrauchserkennung speichern und sieht sie nur an, wenn automatische Systeme sie markieren. Für das Training der Basismodelle werden sie laut Microsoft nicht verwendet. Die Azure-Region Ihrer Umgebung sehen Sie im Business Central Admin Center im Feld „Azure Region“.

• Microsoft Copilot in Business Central, verfügbar ab Version 29, folgt den Regeln von Microsoft 365 Copilot, nicht der Tabelle für die eingebauten Funktionen.
• Apps aus dem Marketplace und eigene Erweiterungen legen ihre Azure-OpenAI-Regionen selbst fest. Fragen Sie den Anbieter.
• Wer KI-Verarbeitung ganz im eigenen Haus oder in einer deutschen Private Cloud braucht, kommt mit den eingebauten Funktionen nicht dorthin. Das geht nur mit einem eigenen Ablauf über die API und einem selbst betriebenen Modell.

Welche Grenzen setzen API, Webhooks und Job Queue?

Business Central online begrenzt Schnittstellenaufrufe je Benutzer, und das gilt für technische Dienstkonten genauso wie für Menschen. Wer viele Datensätze über einen einzigen Dienstzugang bewegt, erreicht die Grenzen schnell. Eine Automatisierung braucht deshalb von Anfang an Wiederholung mit Wartezeit nach HTTP 429, kleine Pakete und eine Überwachung.

Webhooks melden nur, dass sich etwas geändert hat, nicht was. Die Benachrichtigung enthält die Ressource und die Art der Änderung; die Daten holt Ihr Dienst danach über die API. Business Central wartet standardmäßig 30 Sekunden nach der ersten Änderung. Werden in dieser Zeit mehr als 1.000 Datensätze geändert, kommt eine einzige Sammelmeldung. Power Automate kann diese Sammelmeldung nicht verarbeiten, der Flow startet dann gar nicht.

Die Job Queue stoppt einen Eintrag bei einem Fehler. Mit den Feldern für maximale Versuche und Wartezeit zwischen Versuchen überbrückt sie kurze Ausfälle externer Dienste. Fehlschläge können Sie sich melden lassen, auch über einen Power-Automate-Flow. Microsoft rät, wiederkehrende Jobs so selten wie möglich laufen zu lassen.

Für eine Integration ohne Benutzer nutzt Business Central die Anmeldung als Anwendung über Microsoft Entra (Service-to-Service, Client Credentials). Der Anwendung darf laut Microsoft nicht der Berechtigungssatz SUPER zugewiesen werden; vergeben Sie nur die Rechte, die der Ablauf braucht.

E-Rechnung: was Business Central selbst kann

Business Central unterstützt für Deutschland ab Version 26.3 im E-Document-Framework die Formate XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3. XRechnung allerdings nur in der UBL-Syntax. Bei ZUGFeRD zieht Business Central die eingebettete XML-Datei aus dem PDF automatisch heraus. Für den Empfang aller drei Formate brauchen Sie je Format einen eigenen E-Document-Service.

Eine eingegangene E-Rechnung ist laut Microsoft noch keine Einkaufsrechnung. Dafür braucht es eine passende Einrichtung oder bei Bestellungen das Bestellmatching. Im Versand gilt je Belegversandprofil genau ein Format. Die Leitweg-ID sucht Business Central in fester Reihenfolge: zuerst am Beleg, dann an der Debitorenkarte, zuletzt in einem weiteren Belegfeld.

• XRechnungen in CII-Syntax deckt das Standard-Framework laut dieser Microsoft-Seite nicht ab. Kommen solche Rechnungen bei Ihnen an, braucht es einen Zwischenschritt.
• Das KI-gestützte Zuordnen von E-Rechnungszeilen zu Bestellzeilen ist laut Microsoft nur für Englisch freigegeben.
• Der Payables Agent verarbeitet PDF-Anhänge. Strukturierte E-Rechnungen laufen über das E-Document-Framework.

Standard, Power Automate oder eigener Ablauf über die API?

Nehmen Sie zuerst, was Business Central selbst kann, und bauen Sie nur dort etwas dazu, wo der Standard eine nachweisbare Lücke hat. Die Entscheidung hängt an fünf Fragen. Wo läuft Ihr Business Central? In welcher Sprache und welchen Formaten kommen die Belege, und wie viele sind es? Welche Prüfregeln brauchen Sie, und wo darf die KI rechnen?

Ein eigener KI-Ablauf folgt immer demselben Muster. Die KI liest und schlägt vor. Feste Prüfregeln vergleichen den Vorschlag mit Bestellung, Wareneingang, Stammdaten und Vorjahren. Was die Regeln nicht eindeutig bestehen, landet bei einer Person in Ihrem Team, in Teams oder einer Freigabe-App, mit Begründung. Erst nach der Freigabe schreibt der Ablauf über die API in Business Central. Jeder Schritt wird protokolliert.

Ein eigener Ablauf ersetzt die Agenten nicht. Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Der Agent erstellt den Entwurf, ein eigener Dienst prüft danach Regeln, die der Agent nicht kennt.

Was gilt für Business Central on-premises und für Navision?

Copilot und die Agenten gibt es laut Microsoft nur in Business Central online, nicht on-premises und nicht in einer Private Cloud. Für Installationen im eigenen Haus bleiben Workflows, Job Queue, API und Webhooks. Die API v2.0 ist dort nicht von selbst aktiv und muss eingeschaltet werden. Die Anmeldung als Anwendung über Microsoft Entra steht on-premises ab den Versionen 18.11 und 19.5 bereit und setzt Microsoft-Entra-Authentifizierung mit OpenID Connect voraus.

Webhooks lassen sich on-premises über die Serverkonfiguration einstellen, etwa Lebensdauer der Abonnements und die Schwelle für Sammelmeldungen. Die Grenzwerte aus der Tabelle oben gelten für Business Central online.

Arbeiten Sie noch mit Dynamics NAV, gibt es weder Copilot noch die API v2.0. Wie Sie NAV anbinden und wie lange Ihre Version noch Support hat, steht auf unserer Seite zu Navision.

Ablauf in 6 Schritten

1. 01
   Umgebung und Version feststellen

   Online oder on-premises, Versionsnummer, Azure-Region der Umgebung und Sprache der Benutzer im Admin Center ablesen.

2. 02
   Einen Ablauf auswählen

   Den Ablauf mit der meisten Handarbeit und klaren Regeln wählen, etwa Eingangsrechnungen oder Bestellungen per E-Mail.

3. 03
   Standard zuerst prüfen

   Gegen die Tabellen dieser Seite prüfen, ob Workflow, Flow, Job Queue, Copilot oder ein Agent den Ablauf schon abdecken.

4. 04
   Lücken und Prüfregeln festhalten

   Formate, Mengen, Sprachen und die Regeln aufschreiben, die heute eine Person im Kopf prüft.

5. 05
   Prototyp in der Sandbox

   Im Automatisierungs-Sprint läuft der Ablauf auf echten Daten in einer Sandbox-Umgebung, mit Freigabe durch Ihr Team.

6. 06
   Betrieb mit Überwachung

   Produktiv mit eigenem Dienstzugang, Protokoll, Wiederholung bei HTTP 429 und einer Meldung bei Fehlern.

Häufige Fragen